Sve uloge i korisnički pristupi se uređuju u Postavke → Članovi tima . Ovo je centralno mjesto gdje se dodaju novi korisnici, mijenjaju uloge i kontroliše ko ima pristup NexusBill-u.

1. Pregled svih korisnika

Na ekranu Članovi tima prikazuje se tabela sa:

• imenom i email adresom korisnika

• trenutnom ulogom (Admin, Računovođa/Odobritelj, Vendor)

• statusom pozivnice (ako nije još prihvatio)

Image placeholder: Team Members list

2. Dodavanje novog korisnika

U gornjem desnom uglu nalazi se dugme “Dodaj”.

Klikom se otvara forma gdje admin unosi:

• ime i prezime

• email adresu

• odabere ulogu

Sistem automatski šalje pozivnicu korisniku na email.

3. Uređivanje postojećeg korisnika

Uz svakog korisnika se nalazi meni na tri crtice (⋮).
Klik otvara opcije:

• Edit – promjena uloge (Admin → Accountant, Accountant → Vendor, itd.)

• Resend Invite – ponovo slanje pozivnice

• Disable / Remove – uklanjanje korisnika iz sistema

Promjena uloge se primjenjuje odmah, bez odjave korisnika.

4. Brisanje korisnika

Korisnika možete obrisati ako više nema potrebe da pristupa sistemu.
Brisanje:

• ukida sve tokene i sesije

• uklanja ga sa liste timskih članova

• ne briše historiju rada (audit trail ostaje)U NexusBill-u postoje tri jasno definisane uloge. Svaka uloga ima svoj skup dozvola i tačno određenu svrhu kako bi se kontrolisao pristup, ubrzao rad i spriječile greške. Ovo je pregled šta koja uloga može raditi i gdje se koristi.

1. Admin Uloga

Opis:
Najviši nivo pristupa. Admin postavlja sistem, upravlja korisnicima, definiše finansijske postavke i kontroliše sve procese. Nema ograničenja može raditi sve što mogu i druge uloge.

Dozvole Admina

A. Upravljanje korisnicima

• Pregled i upravljanje ulogama

• Dodavanje/uklanjanje korisnika

• Slanje pozivnica

• Podešavanje prava pristupa

B. Upravljanje kompanijom

• Sve postavke kompanije

• Adrese, preference, branding

• Podešavanje opcija rada

C. Finansijska konfiguracija

• Sve ERP mape (Konta, Lokacije, Odjeli, Klase)

• Potpuna kontrola nad povezivanjem NexusBill ↔ ERP

D. Sinhronizacija sa ERP-om

• Pokretanje sync-a

• Povlačenje partnera, konta i strukture

E. Izvještavanje

• Pregled svih internih logova i audit traila

• Uvid u troškove

F. Tokovi odobravanja

• Kreiranje i uređivanje approval workflow-a

• Pristup svim fakturama i statusima

Admin – Operativni rad na fakturama

• Unos, uređivanje i obrada faktura

• OCR ekstrakcija i procesiranje

• Kreiranje nacrta knjiženja

• Kodiranje troškova (GL, CC, dimenzije)

• Odobravanje/odbijanje

• Upravljanje dobavljačima

• Ručno pokretanje ERP sinhronizacije (ako je uključeno)

2. Računovođa / Odobritelj

Opis:
Uloga kombinira svakodnevno knjiženje i pregled/odobravanje faktura. Idealna za finansijski tim ili eksternu računovodstvenu službu.

Dozvole Računovođa/Odobritelj

A. Dostava dokumenata

• Upload vlastitih faktura u Inbox

B. Prikaz dokumenata

• Može vidjeti samo fakture koje je sam poslao

• Nema pristup tuđoj pošti niti globalnom Inboxu

C. Obrada faktura

• Osnovni prikaz statusa

• Samo pregled, bez uređivanja (osim ako admin doda dodatne permisije)

D. Status plaćanja

• Uvid u stanje fakture: Čeka, Odobreno, Plaćeno

3. Vendor (Dobavljač) – Vendor Portal

Opis:
Vendor je eksterni dobavljač koji dobija pristup samo svom Vendor Portalu. Ova uloga je maksimalno ograničena – vidi isključivo svoje fakture i status isplate, ništa više od toga.

Vendor Portal služi da dobavljač ima transparentan uvid u:

• poslane fakture

• status obrade i odobravanja

• status plaćanja

• eventualne komentare i povratne informacije

Ovaj modul uklanja potrebu za email dopisivanjem i smanjuje greške.