1. Uvod

NexusBill je softverska platforma u vlasništvu kompanije Promes d.o.o., namijenjena automatizaciji procesa ulaznih faktura, finansijskih tokova i računovodstvenih operacija.

Posvećeni smo zaštiti ličnih podataka i transparentnom načinu njihove obrade, u skladu sa važećim propisima o zaštiti podataka, uključujući GDPR.

2. Voditelj obrade podataka

Promes d.o.o.
Bosna i Hercegovina

Email: info@nexusbill.io

3. Koje podatke prikupljamo

Možemo obrađivati sljedeće kategorije podataka:

3.1 Podaci o korisniku

• Ime i prezime

• Email adresa

• Podaci za prijavu (sigurno pohranjeni – hashirani)

• Uloge i dozvole korisnika

3.2 Finansijski i dokumentni podaci

• Podaci sa faktura (dobavljači, kupci)

• Transakcijski podaci

• Podaci potrebni za integraciju sa ERP sistemima

3.3 Tehnički podaci

• IP adresa

• Podaci o uređaju i browseru

• Logovi pristupa i aktivnosti

3.4 Sigurnosni podaci

• Status dvofaktorske autentifikacije (2FA)

• TOTP podaci za autentifikaciju

• Backup kodovi (pohranjeni u hashiranom obliku)

4. Svrha obrade podataka

Podatke obrađujemo radi:

• Omogućavanja i održavanja NexusBill platforme

• Obrade faktura i finansijskih dokumenata

• Integracije sa ERP sistemima

• Autentifikacije korisnika i sigurnosti sistema

• Prevencije zloupotreba i neovlaštenog pristupa

• Unapređenja performansi sistema

• Ispunjavanja zakonskih obaveza

5. Pravni osnov obrade

Podaci se obrađuju na osnovu:

• Izvršenja ugovora (korištenje usluge)

• Zakonskih obaveza (računovodstvo i porezi)

• Legitimnog interesa (sigurnost i unapređenje sistema)

• Pristanka, gdje je primjenjivo

6. Pohrana i infrastruktura

Podaci se čuvaju na sigurnoj cloud infrastrukturi unutar Evropskog ekonomskog prostora (EEA), konkretno u Finskoj (Hetzner Cloud).

Možemo koristiti dodatne servise kao što su:

• Email servisi (npr. SendGrid)

• Redis za upravljanje sesijama

• Cloud servisi za obradu podataka

Svi podaci se obrađuju u skladu sa GDPR principima.

7. Čuvanje podataka (Retention)

Podaci se čuvaju onoliko dugo koliko je potrebno za pružanje usluge i ispunjavanje zakonskih obaveza.

Finansijski i računovodstveni podaci mogu se čuvati do 10 godina, u skladu sa važećim zakonima.

Kada podaci više nisu potrebni, brišu se ili anonimiziraju.

8. Sigurnost podataka

Primjenjujemo odgovarajuće sigurnosne mjere:

• Sigurna autentifikacija (uključujući 2FA)

• HTTPS enkripcija

• Kontrola pristupa po ulogama

• Evidencija aktivnosti u sistemu

9. Prava korisnika

Korisnici imaju pravo da:

• Zatraže pristup svojim podacima

• Isprave netačne podatke

• Zatraže brisanje ili anonimizaciju

• Ograniče obradu podataka

• Zatraže prenos podataka

Zahtjevi se šalju na: info@nexusbill.io

10. Brisanje podataka

Korisnik može zatražiti brisanje svojih podataka.

U slučajevima gdje zakon zahtijeva čuvanje podataka (npr. fakture), podaci će biti anonimizirani, dok se finansijski zapisi zadržavaju.

11. Treći subjekti

Podaci se mogu dijeliti sa pouzdanim partnerima:

• Cloud hosting (Hetzner)

• Email servisi (SendGrid)

• Tehnička infrastruktura

Svi partneri su obavezni poštovati GDPR.

12. Kolačići i web-upiti

Na javnoj web-stranici koristimo Meta Pixel za mjerenje uspješno poslanih upita. Događaj Lead šalje se tek nakon potvrde servera, s nasumičnim identifikatorom prijave. Meta tada prima adresu stranice, tehničke podatke o pregledniku, IP adresu i identifikatore kolačića. Meti ne šaljemo ime, email, telefon, sadržaj forme, fakture ili finansijske podatke. Automatsko prepoznavanje događaja i advanced matching nisu uključeni. Google Analytics je isključen. PostHog EU koristimo za analizu pregledanih stranica, skrolanja, klikova, dijelova stranice i koraka kontakt-forme u režimu bez analitičkih kolačića. Ne snimamo sesije, tekst polja, sadržaj faktura ni identitet korisnika. Poštujemo Do Not Track i Global Privacy Control. Odbijanje marketinga kroz povezano upravljanje pristankom zaustavlja buduće Meta događaje i ne sprečava slanje upita.

Dozvoljene UTM oznake izvora, kampanje, ad seta i oglasa čuvamo tokom sesije preglednika, najduže 24 sata, i pridružujemo ih poslanom upitu dok je marketinško praćenje omogućeno. Za sprečavanje ponovljenog slanja forme čuvamo nasumični ID pokušaja, vrijeme, status i sažetak podataka, bez čitljivog sadržaja forme. Javni web hostuje Vercel, a upit se šalje odgovornom NexusBill timu putem servisa Resend. Ova obrada web-upita odvojena je od obrade faktura unutar aplikacije. Rokove čuvanja upita i uslove međunarodnog prenosa podataka određuje voditelj obrade.

13. Izmjene politike

Ova politika se može povremeno ažurirati. Sve izmjene će biti objavljene na ovoj stranici.

14. Kontakt

Za sva pitanja:

Email: info@nexusbill.io