NexusBill omogućava automatsko knjiženje faktura kroz dva sloja: pravila po dobavljaču koja definišu konta za određene dobavljače, i AI model koji koristi keywords za prepoznavanje stavki na fakturama.

NexusBill omogućava automatizaciju knjiženja faktura kroz dva komplementarna pristupa:

1. Pravila po dobavljaču

Za svakog dobavljača koji redovno isporučuje istu vrstu robe ili usluge, možete kreirati pravilnik po dobavljaču.

• Pravilo određuje koja konta se koriste za fakture od tog dobavljača.

• Omogućava dosljedno knjiženje svih faktura od istog dobavljača, smanjujući ručni rad.

• Pravila se postavljaju jednom, a zatim se automatski primjenjuju na sve buduće fakture od tog dobavljača.

2. AI Knjiženje putem keywords i embedding modela

Za stavke faktura koje nisu pokrivene pravilima ili kada dobavljač šalje različite vrste usluga/roba:

• Unosite 5–10 relevantnih keywords-a i kratak opis troška za svaku kategoriju.

• AI model koristi te keywords i naprednu embedding logiku da prepozna stavke na fakturi.

• Na osnovu prepoznatih stavki, model predlaže odgovarajuća konta i dimenzije.

• Knjigovođa može provjeriti predložena knjiženja i potvrditi ili korigovati ih prije odobravanja.

Prioritet Automatizacije: Pravila po Dobavljaču vs AI Knjiženje

U NexusBill-u, primarni način automatizacije knjiženja faktura je po dobavljaču. To znači:

1. Pravila po dobavljaču uvijek imaju prioritet.

   • Ako postoji definisano pravilo za dobavljača, sistem automatski primjenjuje konta i dimenzije iz tog pravila na sve fakture od tog dobavljača.

   • Ovo osigurava dosljednost i brzo knjiženje za dobavljače s kojim redovno poslujete.

2. AI knjiženje se aktivira samo kada pravilo po dobavljaču ne postoji.

   • U ovom slučaju, AI model koristi unijete keywords i opis troška kako bi prepoznao stavke na fakturi i predložio odgovarajuća konta.

   • Na ovaj način, sistem je fleksibilan i može automatski obraditi fakture i za nove ili nepoznate dobavljače.

Zaključak

Prioritet pravila po dobavljaču osigurava da fakture od redovnih dobavljača budu uvijek pravilno i brzo knjižene. AI knjiženje djeluje kao sigurnosna mreža, omogućavajući automatizaciju čak i kada za dobavljača ne postoji prethodno definisano pravilo.