NexusBill omogućava automatsko knjiženje faktura kroz dva sloja: pravila po dobavljaču koja definišu konta za određene dobavljače, i AI model koji koristi keywords za prepoznavanje stavki na fakturama.

NexusBill omogućava automatizaciju knjiženja faktura kroz dva komplementarna pristupa:

1. Pravila po dobavljaču

Za svakog dobavljača koji redovno isporučuje istu vrstu robe ili usluge, možete kreirati pravilnik po dobavljaču.

• Pravilo određuje koja konta se koriste za fakture od tog dobavljača.

• Omogućava dosljedno knjiženje svih faktura od istog dobavljača, smanjujući ručni rad.

• Pravila se postavljaju jednom, a zatim se automatski primjenjuju na sve buduće fakture od tog dobavljača.

2. AI Knjiženje putem keywords i embedding modela

Za stavke faktura koje nisu pokrivene pravilima ili kada dobavljač šalje različite vrste usluga/roba:

Šta je AI knjiženje

NexusBill automatski predlaže konto troška za svaku stavku fakture koristeći AI model.
Cilj sistema nije da zamijeni računovođu, nego da ukloni ručni unos.

Umjesto da računovođa svaku stavku knjiži od početka, NexusBill:

1. pročita fakturu

2. izdvoji stavke

3. predloži odgovarajuće konto troška

Računovođa zatim pregleda prijedlog, po potrebi ga koriguje i potvrdi knjiženje.

Na taj način se većina posla svodi na provjeru i potvrdu, a ne na ručno knjiženje.

Kako AI odlučuje koji konto dodijeliti

Za svaku stavku fakture sistem analizira više signala:

Opis stavke
Naziv artikla ili usluge sa fakture.

Naziv i opis konta
Naziv konta iz kontnog plana i njegovo značenje.

Ključne riječi
Dodatne smjernice koje definišete za svako konto.

Kontekst fakture
Naziv dobavljača, tip fakture i sadržaj ostalih stavki.

Na osnovu svih ovih informacija sistem bira konto koji najbolje odgovara prirodi troška.

Ključne riječi — čemu služe

Ključne riječi su dodatni pojmovi koje možete povezati sa određenim kontom kako biste AI-u dali jasniji kontekst.

One pomažu sistemu da razumije kako vaša firma koristi određena konta.

Primjer:

Konto Materijal za održavanje

Može imati ključne riječi:

boja
premaz
silikon
ljepilo
traka
vijak
borer
lampa
sijalica

Kada AI vidi stavku poput:

Silikon sanitarni CS25

prepoznaje riječ silikon i zaključuje da stavka najvjerovatnije pripada kontu Materijal za održavanje.

Zašto su ključne riječi važne

AI model već ima opšte razumijevanje poslovnih pojmova i često može logično predložiti konto i bez dodatnih informacija.

Međutim, svaka firma ima specifičnu logiku knjiženja.

Primjeri:

• određeni artikli se kod jedne firme knjiže kao sitni inventar

• kod druge firme isti artikli idu na materijal

• neke firme koriste posebna konta za hotelski inventar ili kuhinjsku opremu

Ključne riječi omogućavaju da AI nauči vašu internu računovodstvenu logiku.

Drugim riječima, ključne riječi nisu tu zato što AI ne zna, nego zato da ga usmjerite prema pravilima koja važe u vašoj organizaciji.

Kakve ključne riječi treba koristiti

Preporučuje se koristiti precizne i konkretne pojmove.

Dobri primjeri ključnih riječi:

boja
silikon
tanjir
čaša
nož
pretplata mobilna
roaming
internet paket

Ove riječi jasno ukazuju na tip troška.

Šta treba izbjegavati

Treba izbjegavati previše opšte ili generičke pojmove.

Primjeri koje nije preporučljivo koristiti:

materijal
usluga
troškovi
potrošni materijal

Ovakvi pojmovi mogu odgovarati velikom broju konta i mogu zbuniti klasifikaciju.

Također nije korisno dodavati riječi koje su već u samom nazivu konta.

Koliko ključnih riječi koristiti

Optimalno je dodati između 5 i 15 ključnih riječi po kontu.

Manje od 5 često ne daje dovoljno signala.
Više od 15 povećava rizik da se riječi počnu preklapati sa drugim kontima.

Da li to znači da moram dodati ključnu riječ za svaki scenario?

Ne.

Ključne riječi nisu glavno pravilo po kojem AI donosi odluku. One služe samo kao dodatna smjernica kada je potrebno.

AI prvenstveno koristi logiku i značenje opisa stavke. Ključne riječi samo pomažu u situacijama gdje postoji više mogućih tumačenja.

Primjer:

Utrošeni materijal za hranu i piće

Ako stavka glasi:

kafa
sok
vino
šećer

AI će bez problema zaključiti da to pripada kontu za hranu i piće.

Ako se pojavi stavka:

stol
tanjir
čaša

AI neće predložiti konto za hranu i piće jer razumije da se radi o inventaru ili opremi, a ne o hrani.

Drugim riječima, AI koristi značenje pojmova, a ne samo mehaničko prepoznavanje riječi.

Kako provjeriti da li ključne riječi rade ispravno

Nakon što dodate ili promijenite ključne riječi:

1. učitajte fakturu sa odgovarajućim artiklima

2. provjerite koje konto AI predlaže

3. ako je potrebno, ručno korigujte prijedlog.

Svaka korekcija pomaže sistemu da u budućnosti bolje razumije slične stavke.Prioritet Automatizacije: Pravila po Dobavljaču vs AI Knjiženje

Prioritet pravila dobavljača u odnosu na AI knjiženje

U NexusBill-u, primarni način automatizacije knjiženja faktura je po dobavljaču. To znači:

1. Pravila po dobavljaču uvijek imaju prioritet.

   • Ako postoji definisano pravilo za dobavljača, sistem automatski primjenjuje konta i dimenzije iz tog pravila na sve fakture od tog dobavljača.

   • Ovo osigurava dosljednost i brzo knjiženje za dobavljače s kojim redovno poslujete.

2. AI knjiženje se aktivira samo kada pravilo po dobavljaču ne postoji.

   • U ovom slučaju, AI model koristi unijete keywords i opis troška kako bi prepoznao stavke na fakturi i predložio odgovarajuća konta.

   • Na ovaj način, sistem je fleksibilan i može automatski obraditi fakture i za nove ili nepoznate dobavljače.

   
   

Robno-materijalno knjiženje

NexusBill također automatski knjiži robno-materijalne fakture, što ga čini izuzetno moćnim softverom.

Za razliku od klasičnih rješenja, nema nikakvih ručnih konfiguracija, mapiranja ni kreiranja pravila.
Sve potrebne podatke povlačimo direktno iz ERP-a.

Na osnovu opisa stavke sa fakture, naš AI automatski prepoznaje i dodjeljuje ispravnu šifru artikla.
Bez ručnog unosa, bez grešaka, bez gubljenja vremena.

Drugim riječima:
faktura uđe → AI prepozna stavke → artikli se ispravno zaknjiže u ERP.

Zaključak

Prioritet pravila po dobavljaču osigurava da fakture od redovnih dobavljača budu uvijek pravilno i brzo knjižene. AI knjiženje djeluje kao sigurnosna mreža, omogućavajući automatizaciju čak i kada za dobavljača ne postoji prethodno definisano pravilo.