Ako klijent nema direktnu ERP API integraciju, svi podaci se ručno unose putem CSV fajlova koje ERP sistem generiše. Princip je isti kao kod API integracije, samo što NexusBill ne povlači podatke automatski, već ih korisnik učitava.

5 ključnih entiteta i kako ih unosimo

Dobavljače možete dodati na dva načina. Prvi je da pripremite CSV fajl koji sadrži sve relevantne informacije: ID, naziv, JIB/PIB, IBAN i default konto obaveza. Drugi je da ih dodate ručno kroz interfejs klikom na dugme “Dodaj dobavljača” i popunite polja jedan po jedan. Nakon učitavanja CSV fajla ili ručnog unosa, dobavljači se pojavljuju u sidebar-u u sekciji Dobavljači, spremni za mapiranje i korištenje u fakturama.

Unos Kontnog Plana

Kontni plan se unosi kroz CSV fajl koji sadrži ID konta, šifru i opis konta. Nakon što CSV učitate u Settings → Import Configuration → Kontni Plan, svi konta postaju dostupna za mapiranje u padajućim listama unutar faktura, što omogućava ručno ili AI mapiranje linija troškova.

Unos PDV Šifri

PDV šifre se također mogu unijeti CSV fajlom koji sadrži ID šifre, stopu PDV-a i opis. Nakon učitavanja u sekciju Settings → Import ERP Info → PDV Šifre, sistem automatski osigurava da svaka faktura koristi pravilnu lokalnu šifru PDV-a, što je ključno za ispravno knjiženje.

Unos Dimenzija / Analitike

Dimenzije – poput troškovnih centara, odjela ili projekata – unose se CSV fajlom sa ID-em i nazivom svake dimenzije. Nakon učitavanja u Settings → Import ERP Info → Dimenzije, ove informacije postaju dostupne kao padajuće liste prilikom kodiranja linija faktura, omogućavajući detaljno izvještavanje i kontrolu troškova.

Unos Narudžbenica

Narudžbenice se unose putem CSV fajla sa svim ključnim podacima: broj/ID, dobavljač, status, iznos i stavke. Nakon učitavanja u Settings → Import ERP Info → Narudžbenice, sve narudžbenice postaju vidljive u sidebar-u ispod sekcije Plaćanja, spremne za dvosmjernu provjeru sa fakturama i automatsko mapiranje.

Iako se podaci unose ručno putem CSV fajlova, ovaj korak zapravo omogućava da NexusBill funkcioniše potpuno automatski u svim kasnijim fazama. Kada su partneri, kontni plan, PDV šifre, dimenzije i narudžbenice pravilno uneseni i mapirani:

• AI Ekstrakcija odmah može prepoznati i kodirati linije faktura.

• Dvosmjerna provjera između faktura i narudžbenica radi

• Automatsko knjiženje i generisanje naloga za plaćanje prolazi glatko, bez ručnih intervencija.

• Izvještaji i analitika koriste mapirane dimenzije i konta, dajući precizne i korisne informacije.

Drugim riječima, čak i bez direktnog API-ja, pravilno pripremljeni podaci omogućavaju da aplikacija i dalje radi sa visokim nivoom automatizacije, smanjujući ručni rad na minimum i pružajući korisniku iskustvo koje je gotovo identično kao kod punog API povezivanja.